Online marketing is voor iedere KMO de dag van vandaag een belangrijke manier om cliënteel en prospecten te bereiken. Het versturen van reclameberichten of nieuwsbrieven via mail vormt hiervoor vaak de hoeksteen. Maar ieder succesverhaal heeft ook een keerzijde. Dit soort communicatie gaat uit van malafide ondernemingen die via Unsolicited Commercial E-mail potentieel cliënteel trachten te benaderen, beter gekend als spam.
Ingevolge de GDPR-verordening die op 25 mei 2018 in werking zal treden wordt het gebruik van persoonsgegevens strikt gereglementeerd. Zo zal U ook voor Uw mailing bepaalde regels in acht moeten nemen.
Wist U dat U door de manier waarop U toestemming vraagt voor het gebruik van mailadressen aan te passen, reeds een grote stap in de goede richting zet? Vaak bestaat een contactendatabase immers ook uit opgezochte of aangekochte contactgegevens. Vanaf mei mag er echter geen gebruik meer gemaakt worden van een mailadres van een particulier persoon of identificeerbare personen binnen een onderneming zonder hiervoor voorafgaandelijke en expliciete toestemming te hebben verkregen. Daarenboven zal deze toestemming specifiek moeten zijn. Concreet houdt dit in dat men akkoord moet gaan met het gebruik van het mailadres voor een welbepaald doel. Denk hierbij aan het versturen van een nieuwsbrief, eventuitnodigingen of direct marketing.
Praktisch dient U een zogenaamde “opt-in” te voorzien. Dit is een online tool op Uw website waarbij men naast opgave van het mailadres en andere contactgegevens ook de verschillende aan te vinken opties oplijst waarvoor de KMO het mailadres kan aanwenden. Dit mag echter niet automatisch aangevinkt zijn. Men dient vrij en actief toestemming te verlenen. Ook voor reeds bestaande klanten of connecties die U via een verkregen businesskaartje wenst te leggen, zal dergelijke bevestiging voorzien moeten worden.
Om een extra waarborg te hebben dat de persoon wiens mailadres werd opgegeven ook effectief degene is die toestemming heeft verleend, kan U best een eerste neutrale mail voorzien, waarbij men het akkoord dient te bevestigen. Van zodra U dit akkoord komt te ontvangen, kan U zonder zorgen Uw nieuwsbrieven versturen.
Daar men het recht heeft om ten allen tijden de verleende instemming te wijzigen of in te trekken, dient U tevens iedere mail die U uitstuurt voorzien van een “opt-out”, zijnde de mogelijkheid tot het uitschrijven op de nieuwsbrief of reclameberichten.
Tot slot zal U ook het tijdstip van de toestemming en het doel waarvoor de persoonsgegevens moeten oplijsten in een up to date dataregister. Zit U na het lezen van dit artikel met vragen of wenst U een specifieke juridische diagnose van de werkwijze die Uw KMO hanteert met betrekking tot het verwerken van persoonsgegevens?
