Werkgevers willen zich in bepaalde gevallen graag informeren omtrent het eventuele strafrechtelijk verleden van een sollicitant door een uittreksel uit het strafregister.
Te denken valt aan een taxionderneming die geen werknemer in dienst wenst te nemen die in het verleden veroordeeld is voor het rijden onder invloed van alcohol, of een kinderdagverblijf die geen werknemer in dienst wenst te nemen die in het verleden veroordeeld is voor zedenfeiten.
De vraag dringt zich op of een werkgever een uittreksel uit het strafregister van een sollicitant of een werknemer mag verzamelen en bewaren. Ingentia Advocaten zet in deze blog graag de do’s and don’ts hieromtrent uiteen.
Wat is een uittreksel uit het strafregister?
Het uittreksel uit het strafregister vervangt het vroegere ‘bewijs van goed gedrag en zeden’. Het uittreksel uit het strafregister kan u opvragen bij een ambtenaar van de gemeente waar u bent ingeschreven in het bevolkingsregister. Wanneer u een uittreksel uit het strafregister opvraagt, ontvangt u een officieel document waarin eventuele strafrechtelijke veroordelingen vermeld worden. Het uittreksel uit het strafregister bevat de effectief uitgesproken vonnissen, dewelke teruggevonden kunnen worden in uw strafregister.
Wie kan een uittreksel uit het strafregister opvragen?
In principe kan men enkel zijn eigen uittreksel uit het strafregister opvragen. Een werkgever kan aldus geen uittreksel voor een sollicitant of een werknemer opvragen. Een aanvraag voor een andere persoon is enkel toegelaten indien men een handgeschreven volmacht heeft ontvangen van die persoon of ingeval het gaat om een overleden persoon indien de aanvrager een bloedverwant van de overledene is.
Drie modellen
Er zijn drie modellen van uittreksels dat u kan opvragen. Allereerst kan u een getuigschrift opvragen voor activiteiten waarvan de toegangs- of uitoefeningsvoorwaarden bij wet of een verordening bepaald worden. Te denken valt aan veiligheidsberoepen of transport of personenvervoer. Een verkorte lijst voor dergelijke activiteiten vindt u terug op de informatiewebsite van de Vlaamse Overheid.[1]
Daarnaast kan u een getuigschrift aanvragen voor een activiteit waarin u in contact komt met minderjarigen. Te denken valt aan de opvoedings- of begeleidingssector voor minderjarigen.
Tot slot kan u een standaardgetuigschrift aanvragen voor allerlei activiteiten en doeleinden. Openbare besturen, particulieren en privé-instellingen kunnen u verzoeken een uittreksel uit het strafregister voor te leggen wanneer u een activiteit uitoefent waarvan de toegangs- of uitoefeningsvoorwaarden niet gereglementeerd zijn.
Het vragen van een uittreksel uit het strafregister door de werkgever
Er is geen wettelijke bepaling die voorschrijft of een werkgever aan de sollicitant al dan niet een uittreksel uit het strafregister mag vragen. Cao nr. 38 betreffende de werving en selectie van werknemers bepaalt echter wel dat de persoonlijke levenssfeer van de sollicitant bij de selectieprocedure zal worden geëerbiedigd. Zulks impliceert dat vragen over het privéleven slechts verantwoord zijn indien zij relevant zijn wegens de aard en de uitoefeningsvoorwaarden van de functie.[2]
In elk geval mag de werkgever naar het strafrechtelijk verleden van de sollicitant of werknemer vragen als de wet dit expliciet toelaat. Dit is het geval voor een gereglementeerde activiteit of een activiteit waarbij men in contact komt met minderjarigen. Deze functies vereisen een blanco strafregister.
Indien de wet het niet expliciet toelaat, moet het vragen van een uittreksel uit het strafregister uiterst omzichtig benaderd worden. Het mag dan enkel indien het dienstig is voor de functie.
Het bewaren van een uittreksel uit het strafregister
Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming mogen gerechtelijke gegevens enkel worden verwerkt onder toezicht van de overheid.[3]
Onder verwerken dient te worden verstaan het bewerken van persoonsgegevens, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens. Het is de werkgever bijgevolg in principe verboden om een uittreksel uit het strafregister van een sollicitant of werknemer te bewaren.
Het vragen en bekijken van het uittreksel vormt evenwel geen verwerking van persoonsgegevens uit en is aldus toegelaten.
Uitzonderingen op dat verbod moeten door de wet worden toegestaan en passende waarborgen bieden voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen.
In de Belgische Gegevensbeschermingswet vinden wij allereerst een wettelijke basis terug voor deze uitzondering. Artikel 10 bepaalt namelijk dat de verwerking van dit type gegevens mogelijk is door o.a. een werkgever:
– voor zover dat noodzakelijk is voor het beheer van hun eigen geschillen; of
– indien de verwerking noodzakelijk is voor redenen van zwaarwegend algemeen belang voor het vervullen van taken van algemeen belang die door of krachtens een wet, een decreet, een ordonnantie of het recht van de Europese Unie zijn vastgesteld; of
– indien de betrokkene uitdrukkelijke schriftelijke toestemming heeft gegeven voor de verwerking van die persoonsgegevens voor een of meer welbepaalde doeleinden en de verwerking tot die doeleinden blijft beperkt; of
– indien de verwerking betrekking heeft op de persoonsgegevens die kennelijk door de betrokkene op eigen initiatief openbaar zijn gemaakt voor een of meer welbepaalde doeleinden en de verwerking tot die doeleinden blijft beperkt.
Om passende waarborgen te bieden voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen dient de werkgever daarnaast een dataregister op te stellen waarin hij alle persoonsgegevens waarmee hij in aanraking komt, verzamelt en identificeert.
Dit register dient in het bijzonder de categorieën van personen te bevatten die toegang hebben tot de persoonsgegevens, evenals een beschrijving van hun hoedanigheid ten opzichte van de verwerking van de beoogde gegevens. Van de werkgever wordt verwacht dat hij steeds het dataregister ter beschikking kan stellen op verzoek van de toezichthoudende gegevensbeschermingsautoriteit.
Conclusie
De vraag of een werkgever een uittreksel uit het strafregister van een sollicitant of een werknemer mag opvragen en bewaren dient aldus omzichtig beantwoord te worden.
Een werkgever mag naar het uittreksel van de sollicitant/werknemer vragen indien dit dienstig is voor zijn/haar functie.
De werkgever mag het uittreksel nadien enkel bewaren indien 1) dit vereist is voor geschillenbeheer, 2) dit noodzakelijk is voor redenen van zwaarwegend algemeen belang, 3) de sollicitant/werknemer zijn/haar uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven of 4) het uittreksel op eigen initiatief van de sollicitant/werknemer openbaar is gemaakt. Evenwel is het sterk aangeraden dat de werkgever steeds de afweging maakt of de bewaring van het uittreksel wel relevant is wegens de aard en de uitoefeningsvoorwaarden van de functie.
Voor meer informatie over het bewaren van een uittreksel uit het strafregister en/of de relatie tussen werkgever en werknemer in het algemeen kan u zich wenden tot ons kantoor. Neem gerust contact op met één van onze advocaten door te mailen op [email protected] of bel op 013/29.61.24.
[1] https://justitie.belgium.be/sites/default/files/lijst_-_gereglementeerde_activiteiten.pdf.
[2] Artikel 11 CAO nr. 38.
[3] Artikel 10 AVG.
